Rahmenbedingungen für modernes Projektmanagement

Projektmanagement Rahmenbedingungen, Kernaussage dedpmDie Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren auf vielen Ebenen gleichzeitig verändert. Die Technik hat sich enorm weiterentwickelt. Mit der mobilen Kommunikation wurden neue Dimensionen der Erreichbarkeit geöffnet. Die neue Generation Mensch, die Digital Natives, verändern die Arbeitsweisen grundlegend. Dazu ist es unabdingbar, dass die Projektmanagement Rahmenbedingungen angepasst werden müssen.

 

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen

Unternehmen müssen die Voraussetzungen für Flexibilität schaffen. Flexibilität für Zeit und Raum.

Der mobile Zugriff auf Informationen einerseits und die mobile Erreichbarkeit über moderne Kommunikationsgeräte andererseits hebt die räumlichen und zeitlichen Grenzen zwischen der Privatwohnung („First Place“), dem Büro („Second Place“) und den informellen, öffentlichen Räumen wie Cafés, Flughafenlobbys und Parks („Third Places“), auf. Es ist nicht mehr notwendig, für ein Telefongespräch mit dem Kunden frühmorgens im Büro zu sitzen – die eigene Küche oder das Café um die Ecke sind genauso geeignet. Das nimmt dem Arbeitsalltag die Hektik.

Umgekehrt heißt das: Projektmitglieder kommunizieren zunehmend und wie selbstverständlich auch sehr früh am Morgen, spät am Abend oder am Wochenende. Prozesse werden so beschleunigt, weil niemand mehr auf irgendwelche Öffnungszeiten warten muss. Andererseits kann die neue Pausenlosigkeit auch Stress auslösen. Die reine Arbeitszeit zu definieren ist insofern schwierig, da die Gesetzgebung mit den Anforderungen nicht mithalten kann – da müssen Unternehmen eventuell kreativ sein.

Arbeitswelt heute

Vielfältiges Arbeitsumfeld schaffen

Um die Kommunikation unter den Teams zu verbessern, müssen entsprechende Räume geschaffen werden. Besprechungsräume, Büros usw. sollten alles andere als graue Bunker sein.

Statt immer gleiche Prozesse in einem immer gleichen Büro routiniert abzuwickeln, kommt es heute darauf an, in komplexen und sich immer wieder verändernden Rahmenbedingungen und in wechselnden Teams Wissen weiterzuentwickeln und neue Ideen zu kreieren. Tisch, Stuhl und Lampe sind daher aus dem Fokus der Bürogestalter gerückt. Heute geht es vielmehr darum, Atmosphäre zu erzeugen.

Schaut man sich die neuen Bürokonzepte von Unternehmen wie Microsoft, Google oder Credit Suisse an, ist man nicht mehr sicher, ob man sich in einem avantgardistischen Hotel, einem Freizeitpark, einer Autobahnraststätte oder einem TV-Serien-Raumschiff befindet. Bei diesen Büros handelt es sich um künstliche Welten, in denen in der einen Ecke mit Dschungelpflanzen Natur nachempfunden und in der anderen mit Möbel-Ikonen der klassischen Moderne Wertigkeit dargestellt wird. Oder eine Nische mit Anleihen aus dem Caféhaus bzw. eine Berghütte simuliert Authentizität und eine andere Nische, mit übergroßen Sitzbällen und Rutschbahnen, ringt um Leichtigkeit.

Auch immer gut und schnell zu installieren: Stehtische für schnelle Meetings. Heißer Tipp: Achten Sie auf Stehtische MIT Fußablage. Die Fußstütze lässt entspanntes Stehen zu und fördert die Kreativität. Zwei weitere Vorteile: Die Meetings werden kürzer und es sind keine zeitaufwendigen Reservierungen mehr notwendig. So banal und doch von so großem Nutzen!

Einer Studie der Universität Gallen zufolge entstehen zum Beispiel nur zehn Prozent der Ideen in Meetings. Die meisten kommen in der Natur, zu Hause, auf Reisen, beim Sport. Und laut einer Untersuchung des Zukunftsinstituts sagen 94 Prozent der deutschen Arbeitnehmer, sie bekämen die besten Ideen außerhalb des Büros. Kein Wunder also, dass Unternehmen versuchen, das „Außerhalb“ zu einem neuen „Innerhalb“ zu machen.

Geschäftsagilität

Transparenz schaffen: Sharing is caring

Geheimniskrämerei ist sowas von retro.

Der Zugang zu Wissen als Machtbasis verliert seine Bedeutung. Wir erinnern uns: Noch vor rund zehn Jahren gab es in vielen Unternehmen die Politik, dass immer zuerst der Abteilungsleiter informiert wird, dann die Ressortleiter und im dritten Schritt vielleicht die Mitarbeiter an der Basis. Die übliche Praxis bestand – und besteht vielerorts sicherlich auch noch – darin, wichtige Informationen möglichst gut zu horten, um sich damit strategische Vorteile zu verschaffen.

Ein derartiger Umgang mit Informationen wirkt auf die Generation der Digital Natives absurd. Sie sind es gewohnt, ihr Wissen immer und überall zu teilen („Sharing is Caring“): In eigenen Blogs, in Wikipedia und anderen Social-Media-Plattformen. Taucht eine Frage auf, so wird diese in diverse Suchmaschinen und Foren eingespeist, wo binnen Minuten mit einer brauchbaren Antwort gerechnet werden kann.

Derjenige, der Informationen auf eine intelligente Art auswählt und weitergibt, der Zusammenhänge erkennt und Wissen neu verknüpft, der hier Komplexität reduziert oder dort gegen unterkomplexe Darstellungen anschreibt, der macht sich in den Netzwerken der Digital Natives einen Namen.

Unternehmen, die angesichts dieser Entwicklung immer noch mit selektiver Verteilung wichtiger Informationen arbeiten, sind heute schlicht und ergreifend zu langsam. Es bleibt ihnen nichts anderes übrig, als die Open-Source-Kultur der Digital Natives auch in den internen Strukturen zu etablieren. Viele Unternehmen tun dies mit eigenen Wikis, Microblogs oder anderen Social-Software-Plattformen.

 

Technik: Mobilität immer und überall

Mit der neuen Flexibilität kommen auch neue Werkzeuge zum Einsatz. Laptops, Tablets und Smartphones gehören heute zu den Standard-Werkzeugen – nicht nur für die neue Generation. Nur damit lassen sich die aktuellen Hilfsmittel, Programme und Apps auch effektiv nutzen. Oft sind die Gerätschaften in Privatbesitz besser ausgestattet, als die der Firmen, in denen gearbeitet wird. Es wundert also nicht, dass der Wunsch besteht, mit den eigenen Endgeräten die Arbeit verrichten zu dürfen. Eine Bezeichnung gibt es dazu bereits:

BYOD – Bring your own device

Projekt-Tools von gestern

Um dies im Unternehmen zu integrieren, sind klare Organisationsrichtlinien, die regeln sollen, auf welche Art und Weise Mitarbeiter ihre eigenen elektronischen Geräte nutzen dürfen. Insbesondere die Zugriffe auf die Netzwerke birgt dabei ein Sicherheitsrisiko.

Am neuesten Stand der Technik zu bleiben ist kostspielig und oft nicht einfach. Dennoch trägt dies einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung von Projekt-Zielen bei und erhöht die Performance der Teammitglieder.

 

Ihr Ronald Hanisch

PS: In einem sogenannten „White Paper“ finden Sie weitere Details zu den Projektmanagement Rahmenbedingungen, welche sich auch im Buch und in meinen Vorträgen zu lesen, hören und sehen sind. Hier der Link zu „White Paper“.