Projekte zwischen Wunsch und Budget

Einige Auftraggeber sind schon großartige und dennoch eigenartige Genossen. Sie sind Visionäre, denken also groß, haben ein Faible für Extravaganz, scheinen Geld ohne Ende zu haben und sind der Mittelpunkt der Erde – zumindest aus Sicht des Unternehmens. Sie wissen genau was sie wollen und geben ganz konkrete Aufgabenstellungen.

Projektleiter fühlen sich richtig wohl im Umfeld solcher Vorzeige-Manager.

Der Auftrag

Voller Elan werden die Aufgaben, der Start und das Ende des Projektes und auch die Namen der Mitreisenden, also der Teammitglieder, notiert. Idealerweise im Projektauftrag. Ein Projekt-Antrag auch noch einzufordern wäre wahrscheinlich zu viel des Guten. Als professioneller Projektleiter hinterfragen Sie selbstverständlich auch, was der Boss des Hauses nicht möchte. Nur um die Abgrenzung deutlich zu machen. Im Gespräch erfahren Sie weitere Aufgaben und Ziele. Die Nicht-Ziele werden ebenfalls notiert.

Es soll vorkommen, dass dieses Gespräch deutlich länger dauert als geplant. Angeblich sollen die Ziele konkreter werden. Manchmal wird sogar ein Projektbudget genannt. Eine fiktive Zahl wie sich herausstellen soll.

Der Kick-Off-Workshop

Und dann kann es losgehen. Das Team startet mit dem Kick-Off-Workshop, findet heraus wer die Stakeholder sind, welche Objekte am Ende des Tages bzw. des Projektes vorliegen werden, kennen die Durchlaufzeiten und Termine und haben die Aufgaben unter den Teammitgliedern aufgeteilt. Mit all diesen Informationen werden die Kosten geschätzt und mit konkreten Angeboten untermauert. Tata! Das Projektbudget ist da! Quasi die Sonne im Projekt-Planeten-System. Alles dreht sich um das Budget.

Viel Schweiß und Blut wurde vergossen um die Ergebnisse voller Stolz zu präsentieren. Ok, das klingt jetzt ein wenig übertrieben: So viel Schweiß ist dann doch nicht produziert worden… Da Sie ja meinen Blog kennen, wissen Sie ja über die geheimen Tipps für die Super-Helden des Projektmanagements bescheid.

Die Präsentation der Projektpläne vor dem Top-Management läuft hervorragend. Die Stimmung ist gut. Bis zum, ja genau, bis zu dem Punkt, an dem es um die Kohle geht. Das Projektbudget ist zu hoch. Meistens, ach was: IMMER!

Das magische Projekt-Dreieck

Projektbudget und WirklichkeitUnd wer zum Teufel hat das ‚magische‘ Projekt-Dreieck eigentlich erfunden? Damit ist es nämlich unmöglich gleichzeitig die Durchlaufzeit zu kürzen, die Anforderung an die Qualität des Vorhabens anzuheben und das Budget des Projektes massiv zu reduzieren.

Das verdammte Mittelmaß

Tja, dann kommt, was wohl kommen muss: Die Anforderungen werden dem wirklichen und deutlich unter dem zu Beginn genannten Projektbudget angepasst. Die anfängliche Euphorie sinkt auf das Niveau einer ‚Montag-muss-ich-schon-wieder-arbeiten-Begeisterung‘. Das Projekt ist auf einmal gar nicht mehr so spannend und in Summe auch gar nicht mehr richtig revolutionär, sondern ein Projekt der Marke „Mittelmaß“.

Doch: Wer will sich schon mit Mittelmaß umgeben? Die high Potentials der neuen Generation gewinnen Sie für solche Projekte sicher nicht. Und: Ein Risiko ist ein Projekt immer.

 

Ihr Ronald Hanisch