Fünf geheime Tipps für Super-Helden des Projektmanagements 

Zeitmanagement ist schwierig. Projektmanagement ist der reinste Horror.

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Sie glauben mir nicht? In mehr als drei Viertel aller Projekte wird der Kostenplan übertreten. Zeitliche Verzögerungen belaufen sich im Mittel um 55% und jedes sechste Projekt sprengt das vorgegebene Budget. Und das gleich um 200%.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann werden Ihnen diese Tipps helfen, aus Ihnen und Ihrem Team Super-Helden des Projektmanagements zu machen!

 

1 . Starten Sie mit einem klaren Projekt-Umfang

Interne Mitarbeiter die zu Projektleiter ernannt werden neigen dazu, die Planungsphase zu kurz zu halten. Klar, viele Verpflichtungen und tägliche Routine-Arbeiten fressen an den Zeitressourcen und damit wird einfach weniger Zeit in diese wichtige Projekt-Phase investiert.

Aber glauben Sie mir: Sie können es sich nicht leisten, diesen Schritt unprofessionell durchzuführen. Zumindest nicht, wenn das Projekt rechtzeitig fertig bzw. wenn das Budget eingehalten werden soll.

Was müssen Sie tun?

Sie stimmen im Vorfeld mit dem Projekt-Auftraggeber das gewünschte Ergebnis so gut wie möglich ab. Ein zweistündiges Meeting ist eindeutig einem Gespräch zwischen Tür und Angel vorzuziehen.

Strukturieren und brechen Sie Ihr Projekt in überschaubare Aufgaben auf. Profis verwenden dabei ein Hilfswerkzeug namens Projektstrukturplan (PSP). Es ist eine einfache, visuelle und intuitive Möglichkeit, um das Projekt in kleine Stücke (Aufgabenpakete) zu zerlegen. Dokumentieren Sie gemeinsam mit Ihrem Projekt-Kern-Team sämtliche Anforderungen.

Wenn das Projekt eine Party zu Planen ist, dann könnte eine Aufgabe im PSP z.B. „Einladung versendet“ heißen. Eine Anforderung der Aufgabe könnte dann sein, dass die Einladung per Post auf gelbem Papier zu verschicken ist.

So wie dieser PSP modelliert wird, ist dann später auch die tatsächliche Umsetzung im Projekt. Alles was Sie in dieser Phase nicht klar dokumentieren, müssen Sie nachträglich mit viel Zeitaufwand nachholen. Es werden sowieso noch genügend Änderungen kommen, die Ihnen Zeit kosten und Verzögerungen bedeuten.

Also: Nehmen Sie sich verdammt noch mal Zeit für die Planung!

 

2. Identifizieren Sie alle Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben

Wenn der Projekt-Struktur-Plan erstellt ist, müssen Sie die Aufgaben in ToDo-Listen übersetzen. Dabei ist zu beachten, welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bestehen. Dabei sind vier Typen von Abhängigkeiten zu beachten:

1)     Ende zu Anfang: Aufgabe B kann gestartet werden, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist

2)     Anfang zu Anfang: Aufgabe A und Aufgabe B können gleichzeitig gestartet werden

3)    Ende zu Ende: Aufgabe B muss beenden, wenn Aufgabe A beendet wird

4)    Anfang zu Ende: Aufgabe A erst starten, wenn Aufgabe B beendet ist

Wenn Sie die Abhängigkeiten identifiziert haben, beginnen Sie einen realistischen Zeitplan zu erstellen. Wenn Sie eher visuell orientiert sind, können Sie einen Netzplan wie diesen erstellen:

netzplan

3. Identifizieren Sie alles, was daneben gehen könnte

Risiken sind Feind Nummero Uno des gewünschten Projekt-Endes. Sie müssen zu Beginn Zeit einplanen, um so viele Risiken wie nur möglich zu identifizieren. Beschreiben Sie das Risiko, wie wahrscheinlich dieses eintritt und welche möglichen Auswirkungen es auf das Projekt hat. Sie werden überrascht sein, wie viele Risiken des Projektes schon im Vorfeld bekannt werden, wenn Sie sich damit auseinandersetzen.

Wenn Sie der Meinung sind, eine Menge Risiken erkannt zu haben, entscheiden Sie, welche davon die gravierendsten sein könnten und planen Sie Gegenmaßnahmen. Notieren Sie, was Sie gemeinsam mit Ihrem Team machen werden, wenn das Risiko tatsächlich eintrifft bzw. was Sie investieren müssten, damit dieses Risiko eliminiert wird. Diesen Teil müssen Sie erledigen, BEVOR sie die Dauer der Tätigkeiten abschätzen.

 

4. Schätzen Sie die Dauer ab

Zuerst treffen Sie die Entscheidung, in welchen Einheiten Sie planen wollen: In Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten. Der Terminplan sollte überschaubar gestaltet werden. Und denken Sie daran, dass für die Risiken ebenfalls Zeit einzuplanen ist. Bei der Planung können Sie gerne ein Worst-Case- und ein Best-Case-Szenario für Aufgaben notieren, die aus Ihrer Sicht Einfluss auf das Projekt haben werden.

 

5. „Puffer“ gibt es im Projekt nicht

In der offiziellen Version und in der internen Planung wird nie, nie, nie Zeit-Puffer kommuniziert. NIEMALS! Wissen Sie was passiert, wenn Sie Ihrem Projekt-Kern-Team von acht Personen erzählen, dass Sie einen Puffer von einer Woche eingeplant haben? JEDER der acht Teammitglieder nimmt sich diese eine Woche für sich in Anspruch. Damit ist der Zeitplan unrealistisch, bevor das Projekt erst richtig gestartet werden konnte.

Unter uns und off the record: Als Projektleiter können Sie außerordentliche Aufgaben einbauen und diese, nennen wir sie Reserven, im Terminplan einbauen. Achten Sie dabei darauf, dass diese Aufgaben auch tatsächlich im kritischen Pfad eingebaut werden, da diese sonst ja keinen Sinn machen.

 

BONUS-TIPP: Transparenz der Informationen

Die high Potentials der neuen Generation, die Digital Natives, zeigen uns vor, wie Informationen immer und überall zugänglich sind. Und ich bin ein Fan von geteilter Information, anstatt von Heimlichtuerei. Verwenden Sie Tools, Apps und Hilfsmittel um Ihre Pläne und Informationen zum Projekt permanent zugänglich zu halten.

 

Ihr Ronald Hanisch

 

Hinweis:

Die Statistiken in der Einleitung finden Sie auch im Buch Das Ende des Projektmanagements – Wie die Digital Natives die Führung übernehmen und Unternehmen verändern“. Mehr Informationen hier.