Erfolgsformel für Projekte

Wann ist ein Projekt wirklich erfolgreich? Wer entscheidet das?

Folgende Storys fallen mir zum heutigen Thema ein:

Kaffee ErfolgsformelEin Unternehmen in Familienbesitz engagiert eine Eventagentur und beauftragt diese mit der Organisation und Durchführung einer Feier. Mitarbeiter, Kunden und Freunde sollen einen unvergesslichen Abend erleben. Da unter den Freunden auch einige international bekannte Persönlichkeiten sind ist klar, dass die qualitativen Ansprüche an diese Party sehr hoch sind.

Das ganze Projekt wurde hochprofessionell gestartet, vorbereitet und am Tag der Veranstaltung lief ebenfalls alles wie am Schnürchen. Es wurde sogar berücksichtigt, welche Damen welche Kleider an diesem Abend anhaben würden. Bei der Risikoanalyse sprangen die Alarmglocken an, wie das Thema „gleiche Kostümierung zweier Damen“ aufpoppte. Keine Dame soll eine weitere in dem selben Kostüm sehen dürfen.

Die ganze Veranstaltung war ein super Erfolg. Viele Gäste sprachen schon während der Feier von der besten Party des Jahres. Und doch war der Auftraggeber unzufrieden. Wie das?

In der Nachbesprechung teilte der Inhaber des Unternehmens und Auftraggeber des Projektes mit, dass seine Frau nicht zufrieden war. Sie bekam zu Beginn der Feier einen Kaffee serviert, der nicht ihrem Geschmack traf. Auf Österreichisch: Er war grausig, fürchterlich.

Dies vermieste der Dame den Abend. Und damit auch den ihres Mannes, da Sie ihren Unmut an ihm ausließ. Mehrmals an diesem Abend.

Als lessons learned wurde notiert: „Der Kaffee ist das Lieblingsgetränk der Österreicher und entsprechend als Spezialität anzusehen. Es müssen mehrere Varianten angeboten werden. Und auf den Geschmack der Gastgeber abgestimmt werden“

In diesem Fall ist klar die Qualität des Projektes angezweifelt worden. Auch wenn der größte und damit kostenintensive Teil des Events positiv verlief.

Die zweite Story beschreibt ein Projekt in einem Produktionsbetrieb:

Produktion ErfolgsformelFür ein neues Produkt soll eine Produktionsanlage konzipiert, angeschafft und in Betrieb genommen werden. Diese Art von Projekte gehört zum Standard-Geschäft in der komplexen Projekte-Welt der Automotiv-Branche. Auch die Art des Produktes ist in diesem Unternehmen wohl bekannt. Die Projektteammitglieder (PTM) wussten also gut Bescheid, um die Risiken und speziellen Herausforderungen.

Es war nicht erstaunlich, als zu Mitte der Laufzeit des Projektes ein äußerst positiver Zwischenstand zu erkennen war. Der Projektleiter hätte der Geschäftsführung also einen sehr guten Zwischenbericht liefern können. Hat er aber nicht. Stattdessen hat er berichtet, dass das Projekt nur mit Mühe die Ziele erreichen wird. Warum? Seine Antwort dazu: „Ich möchte, dass zum Ende des Projektes die Geschäftsführung und das Management überrascht sind und alle vom Sessel fallen, WIE gut das Projekt abgeschlossen werden konnte.“

Was der gute Mann nicht wusste, dass nach seinem Zwischenbericht im Top-Management über einen Abbruch des Projektes diskutiert wurde. Nur knapp konnte dies verhindert werden. Dafür wurde ein zusätzliches Controlling-Meeting eingesetzt, da die Entscheider öfter über den Status des Projektes informiert werden wollten.

Das Projekt wurde auch tatsächlich sehr gut abgeschlossen. Perfekt in Zeit, in hoher Qualität und die Kosten konnten erstaunlich gut eingehalten, sogar leicht unterschritten werden.

Der Projektleiter hat sich wohl erwartet, dass er „Standing-Ovation“ erhält und mit Rosenblütenblätter überhäuft wird. Nichts von dem traf ein. Das Top-Management atmete lediglich tief durch, dass das Projekt positiv beendet werden konnte und ging zum nächsten Tagespunkt über.

Diese Story soll zeigen, dass die Art der Kommunikation einen wesentlichen Beitrag dazu leisten kann, ob ein Projekt als positiv oder negativ eingestuft wird. Es ist also die Akzeptanz des Projektes in Frage gestellt worden.

Die folgende Erfolgsformel soll eine Orientierung geben, wie Projekte erfolgreich abgeschlossen bzw. wahrgenommen werden können:

Erfolgsformel für Projekte

Ein Projekt ist nur dann erfolgreich, wenn die Qualität UND die Akzeptanz stimmt. Wird nicht die entsprechende Qualität abgeliefert, kann das Ergebnis noch so schön geredet werden. Das Projekt ist negativ. Das Selbe gilt umgekehrt und das ist meiner Erfahrung nach öfter der Fall:

Die Qualität des Projektes wird mehr oder minder erreicht, doch es wird zu wenig Wert auf Projekt-Marketing gelegt.

In der Erfolgsformel ist das Thema Projekt-Marketing herauszulesen. Projekt-Marketing trägt einen wesentlichen Teil dazu bei, ob ein Projekt tatsächlich als „Erfolg“ oder „Misserfolg“ abgestempelt bzw. akzeptiert wird. Folgende Gedanken, Ideen, Fragen zum Thema Projekt-Marketing:

Mit den heutigen Möglichkeiten wird uns das Weitertragen von Informationen leichter gemacht denn je – und trotzdem wird dies selten genutzt. Hier einige Ideen um den Stand des Projektes nach außen hin, also auch zu Interessierten des Projektes die nicht im Projektteam sind, zu kommunizieren:

Ebenfalls hilfreich für eine höhere Akzeptanz der Projekte sind oft Dinge, die im ersten Moment unwesentlich erscheinen. Hier einige Beispiele dazu:

 

Der Erfolg eines Projektes ist Vielfältig. Einiges lässt sich strukturell planen, vieles ergibt sich zwischenmenschlich und etliches „passiert“ einfach. Die Erfolgsformel für Projekte (E = Q x A) soll als Orientierung dienen. Sie haben sicher schon genügend Erfahrungen gemacht, dass viele Faktoren Einfluss auf die Projektergebnisse haben. Auch wenn es nur Pech ist, wie ein schlechter Kaffee in Story eins. Die angeführten Beispiele und Aufzählungen zur Erfolgsformel sind bei weitem nicht vollständig. Ihnen fallen sicher noch ganz tolle Beispiele ein. Haben Sie ein reales Beispiel, dass wirklich außergewöhnlich ist? Dann schreiben Sie mir (Hier gehts zu den Kontaktdaten). Die außergewöhnlichste Story möchte ich mit einem Buch von mir prämieren.

 

Ihr Ronald Hanisch