Bessere Meetings

Apple-Watch-Handmade_HanischEs ist Montag und die analoge Anzeige der Apple Watch zeigt neun Uhr an. Mit der frisch gefüllten Kaffeetasse geht es pünktlich zur ersten von unzähligen Meetings in den Besprechungsraum namens Mars. Fünf von zwölf Kollegen sind bereits da und unterhalten sich über verschiedenes – über das letzte Wochenende und der Radtour auf den nahegelegen Berg, den neuen Kinofilm mit dem hübschen deutschen Schauspieler und das Wetter.

So sieben, acht Minuten später sind bereits fast alle eingetroffen und der Beamer und der Rechner werden vom Einlader hochgefahren. Der Kaffee ist zur Hälfte getrunken. Langsam wird es ruhiger und jemand räuspert ein „Guten Morgen“ in den Raum. Die ersten setzen sich hin.

Danach folgen vom Meetingleiter belangloses blabla um die Aufmerksamkeit einzufordern und ein holpriger Übergang zu den Themen des Meetings. Zur Erinnerung werden Themen der letzten Woche angesprochen und auf Punkte für die kommende Woche übergeleitet. Ist es die Müdigkeit oder die Langeweile, dass das tiefe Gäääähnen hervorruft? Mit großer Wahrscheinlichkeit kommt ein Kollege viel zu spät und stört so den Einstieg. Es ist immer derselbe Kollege…

Irgendwann endet das Meeting und irgendwie war es genau so öde wie immer.

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Eine Reihe von Studien zeigen, dass Meetings häufig sehr unproduktiv sind. Sie sind schlecht vorbereitet, die Erwartungen sind zu hoch, die Gruppendynamik ist ungünstig und / oder es besteht ein reines Konsumverhalten der Teilnehmer.

Meeting-Schlaf_HanischDen meisten ist gar nicht bewusst, warum es Meetings überhaupt gibt und welchen Sinn diese haben sollten. Bedenken Sie: Unternehmen in denen viele Meetings abgehalten werden ist ein Zugeständnis für schlechtes Arbeiten. Mitarbeiter können nur eines auf einmal erledigen: Entweder Arbeiten oder Besprechen. Und je mehr besprochen wird, um so weniger wird gearbeitet.

„Meetings sind ein Zugeständnis

für schlechtes Arbeiten“

Und wenn schon Meetings notwendig sind, sollte zumindest ein Ergebnis vorliegen. Dazu sollte unter drei Arten von Meetings unterschieden werden zu denen die Kollegen zusammengetrommelt werden: Zur reinen Information, um die Kreativität zu erhöhen oder ein Projekt zu planen.

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Zehn Merkmale für bessere Meetings

1. Protokoll visualisieren

Wenn die Inhalte des Meeting-Protokolls sichtbar und permanent vorliegen, erhöht sich die Sitzungsqualität erheblich. Aufkommende Fragen und Erkenntnisse können so immer wieder mit den Themen abglichen werden und helfen zur besseren Orientierung.

2. Atmosphäre schaffen

Je nach Art des Meetings sollte der Ort gewählt werden. Ein Kaffee-Empfang und gemütliche Zusammenkunft trägt dazu bei, dass die Teilnehmer miteinander warm werden und schneller in das Thema einsteigen können anstatt erst die Kollegen „abzuchecken“.

3. Dialog gewährleisten

In jeder Gruppe gibt es Personen die sich gewählter und aktiver einbringen, damit die Diskussionen dominieren und dadurch die Richtung von Ergebnissen leiten. Fähige Meetingleiter erkennen, was im laufenden Dialogprozess fehlt und lässt jeden aktiv teilhaben. Er achtet auch darauf, dass jede Meinung auch tatsächlich gehört wird und nicht untergeht.

„Fähige Meetingleiter haben die Gabe zu erkennen,

was im laufenden Prozess gerade fehlt“

4. Moderation wechseln

Der Meetingleiter muss nicht zwangsweise der Moderator sein. Dazu kann die Rolle von Vorhinein getrennt gewählt worden sein, wenn z.B. ein externer Moderator eingeladen wurde. Die Rolle des Moderators kann auch während des Meetings wechseln, wenn Teilnehmer zu bestimmten Themen referieren und Meinungen einholen.

„Manchmal sinnvoll:

Die Abgabe der Moderation an einen Dritten“

5. Annahmen bewusst machen

Gerade Spezialisten und Experten neigen dazu Annahmen vorauszusetzen und zu schnell zu Lösungsvorschlägen preschen. Gerade introvertierte Teilnehmer trauen sich dann oft nicht, das fehlende Wissen zu hinterfragen und verstehen die Zusammenhänge nicht. Erfahrene Meetingleiter erkennen dies und lösen den Informationsmangel auf.

6. Erfahrungen fördern

Es lässt sich nicht vermeiden, dass einzelne Teilnehmer persönliche Interessen verfolgen. Unterschiedliche Wertesysteme und Erfahrungen prallen aufeinander und führen zu einer Verschiebung von möglichen (besseren) Ergebnissen. Hilfreich ist dabei auf bereits gemachte Erfahrungen, Untersuchungen und wissenschaftliche Studien zu verweisen.

7. Beiträge abschließen

Ein Phänomen in Meetings ist, dass zu viele Themen geöffnet werden bzw. dass gerade besprochene Themen nicht zu Ende behandelt / diskutiert werden. Der Meetingleiter hat hierbei auf das aktuelle Thema zu verweisen UND gleichzeitig den neuen Gedanken aufzunehmen. Idealweise gibt es eine Themen-Tafel auf der solche Gedanken gesammelt werden um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen.

8. Konzentration auf das Wesentliche

Es kommt vor, dass Beiträge eröffnet werden, die mit dem aktuellen Meeting gar nichts zu tun haben. Das kann eine Grundsatzdiskussion zum Thema als solches auslösen. Dies sollte unbedingt im Vorfeld bereits geklärt worden sein. Wurde dies übersehen, so ist dafür ein eigenes Meeting einzuberufen und bei Bedarf das aktuelle Meeting abzubrechen.

„Abseitige Diskussionen unbedingt stoppen“

Teilnehmer die permanent vom Thema ablenken sind nach einer ersten Verwarnung des Meetings zu verweisen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Performance der restlichen Teilnehmer auf null sinkt und das Ziel des Meetings gar nicht erreicht wird.

9. Zeiten einhalten

Es kann durchaus vorkommen, dass die zu Beginn vereinbarten Themen sich als zu planungsintensiv herauskristallisieren. Hier gilt es, die abgestimmten Zeiten einzuhalten und nicht mit aller Gewalt alle Themen durchzuboxen und die Teilnehmer dazu zwingen bis spät in die Nacht zu binden. Umgekehrt gilt: Wenn alle Punkte besprochen sind, ist das Meeting zu Ende! Die typische Dauer regelmäßiger Informationsmeetings beträgt übrigens eine Stunde. By the way: Die meisten von Ihnen lassen sich auf 15 bis 20 Minuten  reduzieren.

10. Blitzlicht einholen

Bei Meetings die einen halben Tag oder länger dauern kann ein „Blitzlicht“ als Abschluss dienen. Dabei werden von jedem Teilnehmer die Ergebnisse aus deren Sicht wiedergegeben und wer möchte kann auch ein Feedback abgeben. Das Feedback kann alles beinhalten und muss sich nicht zwangsweise auf die Inhalte beziehen. So werden oft die Methoden und Vorgehensweisen des Meetingleiters oder das Ambiente beurteilt.

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Bei großen und modernen Unternehmen wie Google und Amazon wird bei den Meetings nichts dem Zufall überlassen. Bei Amazon startet jedes Meeting mit 30 Minuten absoluter Stille, in der die sechsseitige Agenda, die in Geschichtsform das vorliegende Problem inkl. Lösungsansätze beschreibt, gelesen wird. Damit wird der Fokus und die Konzentration auf das aktuell zu besprechende Thema gelenkt und niemand brauch sich auf das Meeting im Vorfeld vorbereiten – was in den meisten Fällen ja sowieso nicht passiert.

Bei Google werden zu wichtigen Meetings maximal acht Teilnehmer eingeladen, von denen ein Beitrag erwartet und eine Entscheidung abverlangt wird. Der „Decision Maker“ bereitet das Meeting vor, führt es und fasst es innerhalb von 48 Stunden zusammen.

Beide Unternehmen haben die Sitzungskultur nachhaltig verbessert, weil ihnen bewusst ist, dass dies ein großer Hebel für die Weiterentwicklung des Unternehmens darstellt.

 

Ihr Ronald Hanisch